Un profesional de la comunicación, siempre que habla o escribe en un entorno empresarial, tiene ciertas responsabilidades para con su audiencia, su empleador y su profesión. Usted es parte de su audiencia y por lo tanto es parte de un conjunto inherente de expectativas. Las expectativas específicas pueden cambiar según el contexto o el entorno, pero permanecerán dos ideas centrales: estar preparado y ser ético.
Conozcamos a continuación algunas de las cualidades y responsabilidades que cumplen todos los profesionales de la comunicación, también conocidos comúnmente como Comunicadores Sociales.
Preparación
Estar preparado significa que ha seleccionado un tema apropiado para su audiencia, reunido suficiente información para cubrir bien el tema, poner su información en una secuencia lógica y considerar la mejor manera de presentarla.
Organización
Ser organizado implica los pasos o puntos que llevan su comunicación a una conclusión. Una vez que haya invertido tiempo en investigar su tema, querrá limitar su enfoque a algunos puntos clave y considerar cómo los presentará. También debe considerar cómo vincular sus puntos principales para su audiencia para que puedan seguir su mensaje de un punto a otro.
Claridad
Necesita tener una idea clara en su mente de lo que quiere decir antes de poder decirlo claramente a otra persona. Implica considerar a su audiencia, ya que querrá elegir palabras y frases que entiendan y evitar jergas o jergas que puedan ser desconocidas para ellos. La claridad también implica la presentación y el uso apropiado de la tecnología.
Puntualidad
Conciso significa ser breve y directo. En la mayoría de las comunicaciones comerciales, se espera que «se ponga manos a la obra» de inmediato. Estar preparado incluye ser capaz de expresar claramente sus puntos y respaldarlos con evidencia confiable de una manera lineal y relativamente directa.
Sea conciso en su elección de palabras, organización e incluso ayudas visuales. Ser conciso también implica ser sensible a las limitaciones de tiempo. Esté preparado para ser puntual y cumplir con los plazos o límites de tiempo.
Algunas culturas también tienen una interpretación menos estricta de los horarios y la puntualidad. Si bien es importante reconocer que las diferentes culturas tienen diferentes expectativas, la regla general es cierta de que una buena comunicación empresarial no desperdicia palabras ni tiempo.
Ética en la comunicación
Comunicarse éticamente implica ser igualitario, respetuoso y digno de confianza; en general, practicar la “regla de oro” de tratar a su audiencia de la manera en que le gustaría que lo trataran a usted.
La comunicación puede mover comunidades, influir en las culturas y cambiar la historia. Puede motivar a las personas a tomar posición, considerar una discusión o comprar un producto. El grado en que considere que tanto el bien común como los principios fundamentales que sostiene son verdaderos al redactar su mensaje se relaciona directamente con la forma en que su mensaje afectará a los demás.
El comunicador ético es respetuoso
Las personas están influenciadas tanto por las emociones como por la lógica. El comunicador ético será apasionado y entusiasta sin ser irrespetuoso. En general, se considera que perder los estribos y ser abusivo muestra una falta de profesionalismo (e incluso podría implicar consecuencias legales para usted o su empleador). Cuando no está de acuerdo con un compañero de trabajo, se siente profundamente molesto con un cliente difícil o encuentra fallas graves en el producto de un competidor, es importante expresar esos sentimientos con respeto.
El comunicador ético es digno de confianza
La confianza es un componente clave en la comunicación, y esto es especialmente cierto en los negocios. Tu objetivo como comunicador es construir una relación sana con tu audiencia y, para ello, debes mostrarles cómo pueden confiar en ti y por qué la información que estás a punto de compartir con ellos es creíble.
El comunicador ético es digno de confianza
La confianza es un componente clave en la comunicación, y esto es especialmente cierto en los negocios. Tu objetivo como comunicador es construir una relación sana con tu audiencia y, para ello, debes mostrarles cómo pueden confiar en ti y por qué la información que estás a punto de compartir con ellos es creíble.
La regla de oro
En caso de duda, recuerde la “regla de oro”, que es tratar a los demás como le gustaría que lo trataran a usted. En todas sus formas, la regla de oro incorpora la bondad humana, la cooperación y la reciprocidad entre culturas, idiomas, orígenes e intereses. Independientemente de a dónde viaje, con quién se comunique o cómo sea su audiencia, recuerde cómo se sentiría si estuviera en el extremo receptor de su comunicación y actúe en consecuencia.